Perinteinen suullisesti Media

Useimmat muut tiedotusvälineet keskusteli tähän asti on tyyppi, joka voidaan kaapata asiakirjoihin, paperi-, ja virtuaalinen muotoja. Loput tiedotusvälineet ovat sanallisesti suuntautunut, mutta usein tukevat paperin välineitä (kuten projektin status kokoukset tukevat hankkeen tilanneraportin). Tässä osassa keskitytään suullisen näkökohdista media, eikä dokumentointi, joka tukee sitä. Kaikista näistä jonkinlaista postdiscussion asiakirjat voidaan tarvittaessa.

Ad Hoc Keskustelut

Yleisin sanallinen viestintäväline on perinteinen keskustelu. On usein ehdotettu, että enemmän hankkeen viestintä menee aikaa kahvinkeitin kuin koskaan toteutetuista kokouksiin. Ad hoc-keskustelut helpottaa sosiaalisten ja yritysten vuorovaikutusta, jotka tekevät hankkeiden mahdollista. Ne ovat usein perusta, jolle suuri hanke on rakennettu. Niiden tarkoituksena on täyttää aukot, ymmärrystä jättää muut tiedotusvälineet ja vahvistamaan yhteisymmärrys kaikista hankkeen ympäristö.

Tällaiset keskustelut käytetään aina ja kaikkialla kahden projektin sidosryhmät kohtaavat ja niitä käytetään selventämään projektin tiedot sekä yksittäisiä tulkintoja näistä tiedoista. Monissa tapauksissa, selkeys saatu rennon seurustelun Hall enemmän syvyyttä kuin voidaan tuottaa työhön ositusta. Koska nämä keskustelut eivät ole suunnitteilla, mutta niitä ei voida vedota, koska avain täydentää muita hankesuunnitteluun tai selvitystä työkaluja.

Koska nämä keskustelut eivät ole suunniteltu, niiden sisältöä ei voi sinänsä olla ennalta määrättyjä. Hankkeen johtaja ja projektiryhmä, kuitenkin joitakin rajoituksia olisi vahvistettava sisällöstä keskusteluja. Kun keskustelut eksyä sitoumuksia asiakas, voimavarojen kohdentamista, muuttaminen sopimusjärjestelyjä, tai mitään edellyttävät virallista hyväksyntää, keskustelu olisi ohjata enemmän muodollista asetus (esimerkiksi kokous). Muut rajoitukset (kuten rajoitukset luonteeltaan keskusteluita hankkeen muiden toimijoiden) voidaan säätämä projektiryhmä, mutta voi olla paljon vaikeampi valvoa. Ohjaamalla projektin jäsenten (heti liittyä projektiryhmä) on käyttäytyminen tiettyjen ad hoc keskustelua, on helpompi vakuuttaa muita prosesseja, jotka edistävät laaja dokumentointi ja seuranta kaikkien hankkeiden sitoumuksia. Vaikka tilapäisiä keskustelut olisi kannustettava, ne eivät voi tulla viimeinen sana kaikista pitkän aikavälin hanke sitoumus tai lähestymistapaa.

Nämä keskustelut voivat tehdä tai rikkoa hanke, riippuen niiden sävy, tiimin jäsen suhtautumista hankkeeseen ja tietotyypit, jotka vaihdetaan. Vaikka niitä ei voi suoraan valvoa, ne olisi käsiteltävä projektipäällikkö alussa hankkeessa luodaan tarvittavat sävyn tällaisia keskusteluja, erityisesti kun ulkoiset sidosryhmät ovat mukana.

Kokoukset

Monet hankkeet näyttävät pyörivät ajatus, että kokoukset ovat ensisijainen viestintäväline, ja kaikki tärkeät viestintä tapahtuu kokouksissa. Vaikka tämä ei yleensä totta, käsitys on, että nivoutuu ajatus, että kokouksia voidaan määrittää, miten hankkeen ja projektiryhmä nähdään omassa organisaatiossa, asiakkaan organisaation ja muiden sidosryhmien kanssa.

Kokoukset on tarkoitettu tietojen kerääminen, tietojen jakaminen ja tiedon-organisaatio istunnoissa. Niiden tarkoituksena on tuottaa paitsi yhteisymmärrys, mutta myös yleinen suuntavaisto. Kokoukset pidetään aina on tarve saavuttaa yksimielisyys tiedotus ja sen tulkinta. Niitä olisi käytettävä yhtenäinen näkemys siitä, miten lähestyä hanketta tai hankkeen kyseessä on kriittinen (toisin kuin tilanteissa, joissa yhden henkilön näkemys tai lähestymistapa ajaa asian). Niitä voidaan käyttää tuottamaan ymmärrystä tai kun on tarpeen vastavuoroisesti osallistua kehitystyöhön suoritteita.

Tavoitteet kokousten olisi määriteltävä selkeästi. On tärkeää rajata erityisten suoritteet ja esineitä, joita syntyy yhtiökokouksen päättyessä, jotta voidaan keskittyä toimia kohti näitä esineitä.

Lähestymistavat toimivat niin ryhmässä on suurta vaihtelevuutta. Useimmat edellyttää merkittäviä tiimin koordinointi ja helpottaminen taitoja. Helpottamisen olisi kuuluttava toistetaan kokouksen (S) ja tunnistaa niiden henkilöiden läsnä kokouksessa, joka voi suoraan vaikuttaa. Keskeinen rooli vetäjän on varmistaa, että esityslista kattaa perusteellisesti ja että kaikki kysymykset kokouksen käsittelemään käsitellään.

Projektipäällikkö voi ottaa erilaisia rooleja tässä yhteydessä. Projektipäällikkö voi joutua palvelemaan välitystehtävässä minuutin saajalle, ja osallistuja. Riippumatta projektipäällikön tehokkuutta, kukaan ei voi palvella kaikkia näitä rooleja ei pidä väheksyä ainakin yksi heistä. Siksi projektipäälliköt voivat haluta palkata ammattilaisia palvelemaan rooleja, he eivät näe osana vahvuuksia. Professional ohjaajat tai arkistohoitajien voi pitää kokousta eteenpäin, jolloin projektipäällikkö keskittyä hankkeen koskee sitä herättää.

Lisäksi, jos kokous on laaja elin etäosallistujien, tietyt toimet voivat osoittautua mahdottomaksi ilman virtuaalisen taulut tai muut Internet-tukea vuorovaikutteisia näyttöjä. Jos kokous sisältää kehittäminen tahansa laaja graafisen esineitä, osallistuminen tilat voidaan käyttää kauko-osallistujien on pidettävä ennen kokouksen alkua.

Kokoukset voivat kestää muutaman tunnin kuluttua tai päivinä. Määritys noin kesto olisi otettava huomioon kokouksen suoritteet koon ja monimutkaisuuden. Jos kokous on tuottaa konkreettisia tuloksia asiakkaan kulutukseen, se voi olla kannattavaa useita päiviä osallistujille aikaa. Jos se on tuottaa ymmärrystä, joka on työskennellä erityisesti osa hankkeen 30 minuuttia voi riittää.

Eräissä organisaatioissa, LÄSNÄOLOLISTA pidetään tunnusmerkkinä kunniaksi. Niinpä kokouskutsut voi tulla poliittisesti latautunut, koska jotkut edustajat haluavat tulla kutsutuksi vain vahvistavat poliittista asemaa organisaatiossa (s). Selkeät kriteerit olisi laadittava siitä, kuka on läsnä tietyissä kokouksissa, mikä mahdollistaa yksiselitteisesti perustelut osallistujien luettelo.
Koska kokous etenee, asiakirjat olisi kehitettävä. Kun kokous on päättynyt, että asiakirjat on muokattu selkeyden ja lähetetään kaikille osallistujille heidän tiedot.

Presentations

Esitykset mahdollisuuksia jakaa tietoa laajalle yleisölle. Niitä käytetään usein myydä näkökulma tai herää suurempaan tuen. Esitelmät on tarkoitus suostutella. Esityksiä voidaan käyttää ilmoittamaan tahallisuus tai toimia "ylös" organisaatio korkeampiin tasoihin johdon. Niitä voidaan käyttää antamaan tietoa peer tasolle organisaatiossa tai tarjota koulutusta ja / tai suuntaa ryhmän jäsenille, loppukäyttäjät, tai mihin tahansa yleisölle.
Esityksiä pitäisi olla erityistavoitteena tai tahallisuus, ja että tarkoitus on selvästi ilmaistava yleisön alussa esityksen. Yleisö on myös annettava selkeä käsitys esityslistan esittely ja aikataulu. Nämä elementit mahdollistavat yleisön jäsenet seurata niiden edistymistä esitys kokemus. Esityksen sisältö ja sävy on kunnioittava, tunnustaa osallistujat ja heidän sitoutuminen aikaa esityksen. Jos tiedot esitetään käyttämällä esitys ohjelmistoja (esim. PowerPoint tai freelance), tiedot on pidettävä kohtuullisella tasolla kunkin dian. Jos on enemmän tietoa kuin mitä voidaan kohtuudella esittää kautta esitys ohjelmistoja, monisteet olisi käytettävä lisätä esitykseen. Esittely ohjelmisto on yleisesti hyväksytty standardi esityksiä, mutta ei suinkaan tarvita. Esityksen voi tehdä ilman tukea. Jos esitys ohjelmisto on käytössä, juontaja tulisi olla erittäin varovainen, ettei pelkkä lukea dioja sanatarkasti. Vaikka
levyjä voidaan antaa ohjeita ja suuntaa hankkeen esittely, ne pitäisi laajentaa sanallinen esitys, pikemminkin kuin peili sitä. Esitelmät ovat hyvin vastaan, kun ne tiedottavat selvästi ja ikimuistoisesti.

Tiedotustilaisuudet

Harvat ympäristöt ovat uuvuttava ja projektipäällikkö kuin silloin, kun hän on kohdata media. Tiedotustilaisuudet pidetään tiedottaa jäsenille tiedotusvälineille asema hankkeesta, sen ympäristö, tai sen tukemiseen organisaatio. Niiden tarkoituksena on esittää projektiorganisaatio (tai vastaanottava organisaatio) parhaalla mahdollisella tavalla. Tiedotustilaisuudet pidetään, kun hanke tai sen vaikutukset ovat niin merkittäviä, että tiedotuskampanjat avulla joukkotiedotusvälineet ovat asianmukaisia. Ne olisi pidettävä, kun hanke on saavuttanut riittävän tunnustaa, että projektiorganisaatio näkökulma ponnisteluja, joilla katsotaan olevan yleistä etua. Tämä tunnustaminen voi olla positiivinen tai negatiivinen luonne, ja se voi olla proaktiivinen tai reaktiivinen, riippuen hankkeen luonteesta organisaatio.

Aihe varten lehdistötilaisuudessa olisi määriteltävä hyvissä ajoin ennen tiedotustilaisuuden että oikeaa tietoa on jaettu ja kaikki tiedot, jotka järjestö ei halua jakaa selkeästi määriteltävän hosting tiedotustilaisuudessa. Tiedotusvälineiden edustajat ovat usein "paina sarjoina niin seminaareissa esiin yrityksen historia, yleistä tietoa, viime lehdistötiedotteet ja kaikki yhteyshenkilöt" käyntikortteja. Organisaation tiedottajan (joskus, projektipäällikkö) on auki lausuman hankkeen luonteesta ja aiheesta (s), joka toi projekti suuren yleisön tietoisuuteen. Lausunnossa on ennakoida kysymyksiä, väitteitä tai huolenaiheita, joita voidaan esittää. Jos television esiintyy, tulisi harkita sen ilmaisuja, kohtia tai viittauksia, jotka voidaan esittää 8 - 20 sekunnin jaksoissa (klassinen "ääni puremiin").

Lehdistötilaisuudessa ei välttämättä tarvitse sisältää kysymys-vastaus aikana, mutta muistaa, että useimmat jäsenet media on kysymyksiä. Vaikka tiedottaja ei ole pakko vastata näihin kysymyksiin ei ole vastattu joskus tulkita yhteistyön puute tai merkki deviousness. Tilanteissa, joissa valmistelematon vastauksia voi olla vaarallista, se on täysin aiheellista tarjota tehdä täydentäviä tutkimus ja vastata myöhemmin. Tehokkain tiedottajien tulee tunnistaa, kun lisätietoja on saatavilla ja miten se annetaan. Jos "no comment" on oikea vastaus, vaihtoehtoisia tapoja ilmaista, että lauseen voi olla erittäin tehokas ja jättää tiedotusvälineiden edustajien kanssa jotain siteeraamisen. Sanonta "Tämä ei olisi aika tarjota kommentoida jotain, että luonto", jota seurasi iterointia keskeinen asia tiedotukset annetaan juontaja mahdollisuuden korostaa, mikä on tärkeää.

Tiedotustilaisuudet ovat mahdollisesti epävakaat tilanteet, mutta ne ovat vastaanottavan organisaation valvontaan. Yksinkertainen näkökohdat (kuten aamukahvin ja mukava istumajärjestys) voi mennä pitkä matka purkaa mahdollisesti vihamielisen yleisön. Selkeät käytännesäännöt, ja toimintaa voidaan myös minimoida se mahdollisuus, että istunto näyttää olevan käsistä, ja lisää, että voidaan tehdä sen varmistamiseksi, positiivinen asenne ja ennakoiva näkökulma, sitä parempi.

Artikkelin esittämä Timms David