Useimmat toimenkuvat ovat edellytys tehokkaan viestinnän taitoja, sekä suullisesti että kirjallisesti. Valitettavasti monet ihmiset on vaikea ilmaista ajatuksiaan paperille, ja näin kommunikoida tehokkaasti sisä-ja ulkopuolella järjestöt. Tässä muutamia ehdotuksia parantaa kirjoittamista:
-
Ajattele ennen kuin kirjoitat. Voiko mitä sinun tarvitsee kommunikoida paremmin ilmaistuna sanallisesti? Tärkeimmät syyt kirjallinen dokumentointi ovat: tärkeitä päätöksiä on tehtävä, olet tekemisissä monimutkainen kysymys, materiaali on tutkittava ennen kuin päätös on tehty.
-
Kirjoita materiaalia loogisessa järjestyksessä:
-
Alussa ilmoitettava syy, miksi se on kirjoitettu.
-
Seuraava erityisesti kanteeseen muistio, anna kaikki ihmiset, jotka lukevat asiakirja tietävät, mitä heiltä odotetaan.
-
Lopuksi toimittaa vaaditut tiedot lukijat.
-
Olla lyhyt ja ytimekäs - avain ajatuksia tulisi erottua selvästi.
-
Aloita antamalla lukijat tietävät arvo viestistä. Houkuttele ne esittäytyminen kuten "Tämä raportti paljastaa, miten yhtiö voi säästää jopa 15 miljoonaa dollaria!
-
Yritä antaa myönteisiä viestiisi. Esimerkiksi voit tehdä ilmoitus, kuten "yhtiön politiikka edellyttää, että et tupakoi rakennuksen myönteisemmän lausunnon sanomalla:" Olet tervetullut polttaa pihalla. "
-
Näytä lukijoiden miten hyödyt vaikuttavat niihin. Converting "minä" muotoon "sinä" voi usein tehdä tämän. Esimerkiksi: "Tiedän, että voimme tarjota merkittäviä etuja meidän kilpailu" voidaan muuttaa "Olisimme mielellämme Edut saat."
-
Anna lukijat tietävät aina, että olet innokas tunne mitä niiden tarpeet. Tämä motivoi heitä ryhtymään toimiin tarvitset.
-
Pidä kohdassa lyhyt, varsinkin ensimmäinen. Jos materiaali näyttää helppolukuisia, vastaanottajat päästä lihan asiakirjaa ennen he tietävät sen. Vaihtele pituus kohdat koko pala, mutta yritän pitää ne kaikki suhteellisen lyhyt.
-
Vältä tukkeutumisen teidän asiakirjan tiedot. Tallenna tausta ja tekninen materiaali liitetiedostoja tai liitteitä. Alert lukijat niiden olemassaolon viittaamalla heille: "Katso lisäyksessä A."
-
Käytä selkeää kieltä ja välttää ammattislangia, ellei se ole osa lukijoiden normaali sanastoa.
-
Vältä toistoa. Kiinnittää huomiota siihen, tärkeitä ajatuksia muotoilusta ja sijoittaminen asiakirjassa.
-
Lähetä kopiot asiaa kollegoille vain. Ihmiset, jotka saavat kopiot odottamatta niitä voidaan sekoittaa ja saattaa epäillä sinua pelissä toimisto politiikassa.
-
Malli kirjoituksesi on erinomainen esimerkki siitä. Kopioida kirjallisesti vakuuttaa teille ja pitää ne tallessa.
-
Vältä sukupuolten eriarvoisuutta kirjoittamista. Seuraavat tekniikat ovat hyödyllisiä, kun käsitellään vaikeita "hän" ongelma:
-
Käytä monikon aiheista. Esimerkiksi "johtaja olisi kokoonnuttava säännöllisesti hänen myyntimiehet" voitaisiin ilmaista "Johtajat tulisi kokoontua säännöllisesti ja niiden myyjät."
-
Käytä monikko tai neutraali pronomineja. Esimerkiksi "Ei kukaan ole saari" voi tulla "Kukaan ei ole saari," tai jopa "Me emme ole saaria."
-
Käytä neutraalia kielen sijasta yksikkö pronominit. Esimerkiksi "Kysy häneltä, joka tietää voisi tulla" Pyydä henkilöä, joka tietää. "
-
Vältä possessiivipronominit. Esimerkiksi "johtajan tulee kertoa hänen kansansa" voitaisiin ilmaista "johtajan pitäisi kertoa henkilöstölle."
-
Kirjoita koska jos puhut kollegoidensa kanssa. Puhekielen tyyli on enemmän lähestyttävä ja luettava kuin jäykkä, muodollinen kieli.
-
Lue työsi ääneen nähdä, jos se kuulostaa oikein. Tee tarvittavat muutokset, ja lukea se ääneen uudelleen kunnes se toimii.